Muchas empresas u organizaciones disponen de inmensos archivos de imágenes que se han ido acumulando durante los últimos años en algún sistema de almacenamiento o, peor aún, en varios de ellos. Ha llegado el momento de convertir estos simples archivos almacenados en un activo de la empresa que pueda utilizar para casi cualquier propósito, ya sea marketing, capacitación interna, documentación o lo que sea. Sólo necesitas la herramienta adecuada para ello…

¿Dónde está tu archivo de imágenes?

El auge de la fotografía digital y la facilidad con la que se toman fotografías hoy en día ha dado lugar a enormes archivos de imágenes tanto en tu vida privada como en tu vida laboral. Hoy en día, todas las empresas tienen cientos o miles de fotografías digitales en discos duros u otros medios de almacenamiento. Presentaciones de productos, eventos, fotografías de I+D… las imágenes digitales se toman en todas partes.

Y muchas empresas no se dan cuenta de que representan un activo realmente valioso que puede utilizarse y explotarse. Pero para eso necesitas consolidar las diferentes ubicaciones de almacenamiento de imágenes en un solo lugar y utilizar algún tipo de software de gestión de activos digitales (DAM), para poder etiquetar las imágenes adecuadamente y recuperarlas cuando lo necesites. Recopilar y almacenar imágenes no es lo mismo que poder encontrar lo que necesitas en el conjunto de imágenes. Con un DAM puedes hacer exactamente eso. Y el proceso es más fácil de lo que piensas.

Desduplicaciòn

Una cosa importante a la hora de archivar tu colección de fotografías es considerar el espacio que ocupa. O, más concretamente: el espacio que ocupa innecesariamente. Por ejemplo, al tener varias copias de la misma imagen, lo cual es realmente redundante y no necesario. Pero, ¿por qué hay varias copias? Bueno, puede haber varias razones. En primer lugar, cuando diferentes personas buscan imágenes en la web, es posible que encuentren la misma y la almacenen. O las colecciones de imágenes son gestionadas por varias personas y quedan duplicadas. O los archivos individuales se copian a otro lugar y luego se reúnen con las copias originales. El resultado es que en cualquier colección de imágenes hay duplicados.

Entonces, antes de archivar todo, es una buena práctica hacer un poco de limpieza, en forma de desduplicación. Existe una gran cantidad de utilidades que hacen esto y lo ayudan a eliminar las copias sobrantes de los mismos archivos. Incluso detectan imágenes de diferentes tamaños, reflejadas, recortadas, etc. Después de una buena desduplicación, tu colección está lista para ser analizada y catalogada adecuadamente.

Organización mediante IA

Tradicionalmente, clasificar una colección de fotografías supone una enorme cantidad de trabajo. Tienes que mirar las imágenes, escribir lo que contienen y agregar los metadatos al campo EXIF o a archivos de metadatos externos (como XMP) si el formato de archivo original no es compatible con EXIF. Esto está bien para 25 imágenes, tal vez 100, pero no varios miles. Por lo tanto se necesita algo de ayuda.

Y se presenta en forma de IA, como muchas otras cosas hoy en día. Las soluciones modernas de archivo de medios, como nuestro propio Videoma Archivo, utilizan analizadores de inteligencia artificial para abrir las imágenes y «mirarlas», identificando todo lo que contienen. Puede encontrar caras, lugares, objetos y hacer descripciones generales del contenido de la imagen, como “árboles, calles, casas, bancos, personas”, lo cual es muy apreciado al archivar una colección de imágenes. Toda esta información se almacena como metadatos junto con la imagen y se puede editar o completar a mano si es necesario. De esa manera, puedes organizar y etiquetar tu colección de imágenes automáticamente las 24 horas del día, los 7 días de la semana y solo cambiar lo que necesites, cuando lo necesites. Por lo general, el sistema agrega correctamente más del 90% de la información, por lo que no es necesario dedicar mucho tiempo a revisar las palabras clave y las etiquetas. Y, si quieres, también puede unificar los formatos de imagen en uno específico (normalmente JPG) pero manteniendo siempre el original vinculado, para cuando lo necesites.

Una búsqueda potente siempre es necesaria

Una vez que haya indexado su colección de imágenes, estará listo para darle un buen uso en la empresa. Y para ello, necesitas un potente motor de búsqueda. Porque no encontrar esa foto de la presentación del producto del año pasado equivale a no tener esa foto en absoluto. Por lo tanto, necesitas un motor de búsqueda realmente potente, una vez que tengas todas tus imágenes organizadas, para encontrarlas nuevamente y reutilizarlas.

En el caso de Videoma, como el sistema lo etiqueta todo, puedes tener potencialmente docenas de palabras clave para cada imagen que describan su contenido. Con la ayuda de una búsqueda y filtros, puede encontrar exactamente lo que necesita, si está presente en algún lugar de su colección. Y lo exportan fácilmente, ya sea en el formato original o convertido a uno genérico como JPG.

Utilizar la nube

Vivimos en la era de la nube. No hay duda de ello. Y esto significa que su colección de imágenes es una buena candidata para terminar en línea, simplificando el acceso desde cualquier lugar y mediante cualquier dispositivo. Pero esa no es la única ventaja. También obtienes redundancia geográfica en los sistemas de almacenamiento, copias de seguridad automáticas y un acceso seguro, algo que siempre es bueno tener, especialmente cuando pones tu colección de imágenes en línea, para que personas no autorizadas no puedan acceder a ella. Por lo tanto, tener tus imágenes en la nube siempre es beneficioso para todos y permite un fácil acceso desde otras sucursales de la misma empresa, incluso si se encuentran en otros países.

Conclusión

El nuestro es un mundo visual. La mayor parte de la narración que puedes ver en la web tiene un gran factor visual. Hay imágenes por todas partes. Es por eso que necesita organizar y administrar los activos de imagen de su empresa para que cualquiera pueda recuperarlos y obtener algún valor de ellos. Si coloca su DAM (Gestión de activos digitales) en la nube, obtendrá algunas funciones adicionales interesantes, como acceso seguro universal y escalabilidad ilimitada. Esto, junto con un potente motor de búsqueda, puede proporcionarle los medios para monetizar adecuadamente su colección de imágenes. O, al menos, que sea realmente útil para la empresa.